Công ty du lịch nhỏ chuẩn bị gì khi khách nhắn hỏi tour Tết 2027

22 giờ 40 tối thứ Ba, fanpage của một công ty du lịch nhỏ nhận tin nhắn: "Nhà chị 2 người lớn, 2 bé 5 tuổi và 9 tuổi, muốn đi Nhật mùng 1 Tết. Còn chỗ không em, giá bao nhiêu?" Sáng hôm sau nhân viên vào ca mới đọc được. Gửi xong bảng giá thì khách nhắn lại là đã đặt cọc ở chỗ khác từ tối qua.

Từ nay đến cuối tháng 12, cảnh này sẽ lặp lại nhiều lần ở các công ty lữ hành nhỏ. Bài viết tóm tắt lịch nghỉ Tết 2027 vừa chốt, những câu khách hay hỏi về tour Tết, và 5 việc bạn làm được ngay tuần này để trả lời khách đúng và nhanh trên Zalo, Messenger và website.

Lịch nghỉ Tết 2027 đã chốt, khách bắt đầu tính chuyện đi xa

Ngày 9/10/2026, Bộ Nội vụ ra Thông báo số 11483/TB-BNV: công chức, viên chức được nghỉ Tết Nguyên đán Đinh Mùi 7 ngày liên tục, từ thứ Năm 4/2/2027 đến hết thứ Tư 10/2/2027, tức từ 28 tháng Chạp đến mùng 5 Tết (theo Cổng thông tin điện tử tỉnh Hà Tĩnh).

Người làm ở doanh nghiệp có thể nghỉ theo lịch khác. Theo bài của CafeF ngày 10/10/2026, người sử dụng lao động được chọn một trong ba phương án (nghỉ 1, 2 hoặc 3 ngày trước Tết, số ngày còn lại sau Tết) và phải báo cho nhân viên ít nhất 30 ngày trước. Vì vậy khi khách hỏi "tour khởi hành 27 Tết được không", bạn nên hỏi lại công ty của khách cho nghỉ từ ngày nào rồi mới gợi ý.

Các công ty lữ hành đã mở bán. Theo bài của Thanh Niên Việt đăng lại trên CafeF ngày 5/10/2026, lịch tour Tết 2027 của Tràng An Travel trải từ 27 tháng Chạp đến mùng 3 Tết, giá từ 21,99 triệu đồng (Ấn Độ, 6 ngày 5 đêm) đến 90,9 triệu đồng (Nam Pháp, Monaco, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, 11 ngày 10 đêm).

Mùa Tết trước cho thấy khách chốt sớm đến mức nào. Theo Tuổi Trẻ News ngày 25/1/2026, nhiều khách đã đặt xong tour Tết Bính Ngọ từ 2–3 tháng trước Tết. Thời điểm đó BenThanh Tourist đã bán hết tour Úc, New Zealand và châu Âu, các tour còn mở bán đạt 80–90% chỗ, và phần lớn tour khởi hành mùng 1, mùng 2 đã kín. Đây là số liệu mùa trước của một doanh nghiệp lớn. Nếu mùa này diễn ra tương tự, tháng 11 và tháng 12 sẽ là lúc khách nhắn hỏi nhiều nhất.

Khách hỏi tour Tết thường hỏi những gì

Một gia đình thường hỏi qua lại nhiều lượt trước khi đặt cọc. Phần lớn câu hỏi rơi vào năm nhóm:

• Ngày đi, ngày về có khớp lịch nghỉ của cả nhà không, khởi hành 28 Tết hay mùng 2 thì hợp hơn.
• Giá cho từng người: trẻ em bao nhiêu tuổi tính giá nào, phụ thu phòng đơn, phụ thu ngày Tết, giá đã gồm vé máy bay, thuế phí và tiền tip chưa.
• Tour còn chỗ không, giữ chỗ được bao lâu.
• Giấy tờ: hộ chiếu còn hạn bao lâu thì đi được, có cần visa không, công ty có làm hồ sơ giúp không và mất bao nhiêu ngày.
• Đặt cọc bao nhiêu, hủy thì mất bao nhiêu, đổi ngày có được không.

Mỗi câu trên có một câu trả lời cố định cho từng tour. Khi câu trả lời chỉ nằm trong đầu một hai nhân viên, khách phải chờ người đó rảnh. Khi nó được ghi vào một tài liệu chung, ai trực cũng trả lời được, kể cả một công cụ trả lời tự động.

5 việc chuẩn bị trong tuần này

1. Gom tất cả tour Tết vào một bảng

Mỗi tour một dòng: tên tour, ngày khởi hành ghi cả âm lịch và dương lịch (ví dụ 28 Tết, tức 4/2/2027), số ngày, hãng bay, giá người lớn, giá trẻ em theo độ tuổi, phụ thu phòng đơn, số chỗ còn, hạn chót nộp hồ sơ visa, mức cọc và điều kiện hủy. Ghi cả hai loại ngày giúp tránh nhầm khi khách nói "mùng 2" còn nhân viên lại nhìn lịch dương.

2. Soạn sẵn bộ câu hỏi sàng lọc

Trước khi gửi giá, hãy hỏi khách bốn thông tin: đoàn mấy người và trẻ em bao nhiêu tuổi, nghỉ được từ ngày nào đến ngày nào, ngân sách khoảng bao nhiêu mỗi người, hộ chiếu còn hạn đến khi nào. Có đủ bốn thông tin này, bạn gợi ý được 1–2 tour hợp với khách, thay vì gửi cả danh sách để khách tự lọc.

Mẫu tin nhắn: "Dạ em chào anh/chị. Để em gợi ý đúng tour, anh/chị cho em xin giúp: đoàn mình mấy người, các bé mấy tuổi, mình nghỉ Tết từ ngày nào, và ngân sách khoảng bao nhiêu mỗi người ạ?"

3. Giao một người cập nhật số chỗ mỗi ngày

Báo khách còn chỗ rồi hôm sau xin lỗi vì đã hết là cách nhanh nhất để mất một khách quen. Giao cho một người cập nhật số chỗ còn vào bảng ở mục 1 mỗi sáng và mỗi khi có khách đặt cọc. Khi tour còn dưới 5 chỗ, ghi rõ trong bảng để người trả lời nói thật với khách và gợi ý thêm một ngày khởi hành khác.

4. Quy định rõ lúc nào chuyển khách cho người tư vấn

Câu hỏi về giá, lịch trình và giấy tờ cơ bản có thể trả lời theo bảng. Nên chuyển ngay cho người tư vấn khi khách đi đoàn từ 10 người, cần tour riêng, có vướng mắc về visa (từng bị từ chối, hộ chiếu sắp hết hạn), hoặc đã sẵn sàng đặt cọc. Người nhận cần đọc được cả đoạn chat trước đó để không phải hỏi lại khách từ đầu.

5. Xếp lịch trực tin nhắn buổi tối và cuối tuần

Nhiều khách đi làm chỉ rảnh bàn chuyện du lịch với gia đình vào buổi tối và cuối tuần, đúng lúc văn phòng đã đóng cửa. Theo kết quả kinh doanh quý 2/2026 của VNG do CafeF đưa tin ngày 3/8/2026, Zalo có 81,3 triệu người dùng hoạt động hằng tháng, khoảng 2,2 tỷ tin nhắn được gửi mỗi ngày, và gần 30.000 tài khoản chính thức (OA) đang hoạt động vào tháng 6/2026. Khách của bạn đã quen nhắn tin cho doanh nghiệp ở đó.

Hãy chia ca trực tin nhắn đến 22 giờ, kể cả thứ Bảy và Chủ nhật. Với tin đến sau giờ đó, ít nhất cần một tin trả lời tự động cho khách biết sáng mai mấy giờ sẽ có người liên hệ, kèm đường dẫn bảng tour để khách xem trước.

Gửi báo giá để khách dễ so sánh và chốt

Nhiều khách sẽ hỏi vài công ty trước khi cọc. Gửi báo giá gọn trong một tin: tổng tiền cho cả đoàn tính đúng theo số người và tuổi trẻ em khách đã nói, những gì đã gồm và chưa gồm, số chỗ còn, hạn giữ chỗ. Khách đọc một tin là biết cả nhà phải trả bao nhiêu mà không cần tự cộng.

Đặt hạn giữ chỗ cụ thể, ví dụ "em giữ 4 chỗ đến 18 giờ ngày mai", rồi nhắn lại khách một lần trước khi hết hạn. Nếu khách không đi, bạn mở lại chỗ cho người khác sớm hơn.

Để Zepo AI trả lời những câu hỏi lặp lại

Bảng tour và bộ câu hỏi sàng lọc ở trên cũng là dữ liệu bạn có thể nạp vào Zepo AI. Zepo trả lời khách trên website, Messenger và Zalo 24/7 theo dữ liệu đó: hỏi nhu cầu trước khi gợi ý, tư vấn gói dịch vụ và bảng giá phù hợp, giải đáp quy trình và thời gian thực hiện, rồi đặt lịch hẹn tư vấn với nhân viên khi khách cần. Bạn có thể dùng thử miễn phí đầy đủ trong 7 ngày, gói trả phí từ 499.000đ/tháng. Dùng thử miễn phí 7 ngày

Checklist cho tuần này

• Ghi lịch nghỉ Tết 2027 (4/2 đến 10/2/2027, tức 28 tháng Chạp đến mùng 5) vào tài liệu tư vấn, kèm lưu ý lịch của doanh nghiệp có thể khác.
• Hoàn thành bảng tour Tết với đủ giá trẻ em, phụ thu, số chỗ còn, hạn nộp hồ sơ visa, mức cọc và điều kiện hủy.
• Lưu mẫu tin nhắn hỏi bốn thông tin sàng lọc ở nơi cả nhóm cùng dùng được.
• Chọn một người cập nhật số chỗ mỗi sáng.
• Viết ra các trường hợp cần chuyển khách cho người tư vấn.
• Xếp ca trực tin nhắn đến 22 giờ, cả cuối tuần, và cài tin trả lời ngoài giờ.